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现代企业当下稳妥的印章安全管理方法丨智能印章

返回列表 文章类别: 行业新闻 发布日期 :2019-10-02 17:00:01 发布者:智能印章研发生产厂家 浏览:28

[导读]:把公司各类实体印章加装到智能印章当中,可有效防止印章的冒用、盗用、滥用和人情章;做到每一次用章都必须要有授权,并有记录,随时进行自查工作和遇到问题快速追溯到责任人。

1、印章安全管理首先必须建立起必要的印章管理制度、流程

建立完整有效的印章管理制度、流程,让印章管理过程中有据可依:比如,印章用印流程,明确保管人、监印人、有权签字人名单及审批流程等,建立岗位责任制,明确印章相关人员的职责;对新设立的用印流程和制度要定期观察是否存在缺陷或者漏洞等风险,一旦发现要及时修正。

2、印章管理岗位设置要规范

印章管理岗位职责描述要清晰,设置监印岗位,业务印章要指定专人保管等,责任要清晰、流程完整可控,消除潜在的道德风险。

3、不相容岗位要有效分离,不出现混岗或兼岗的现象

不相容的岗位要有效分离,主要是章证要分管,印章有权签字人与监印人、用印人和监印人不能设为同一人,不然会导致一个人可以办理全部业务的现象,不符合内部控制原则,比如:合同专用章、个人名章、业务专用章、部门公章均由经理一人保管和使用,岗位制约严重失效。

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4、印章保管人员一定要培训到位,重要印章实行双人管理等

印章保管人员,一定要经过印章管理培训和风险教育培训,印章保管人员必须对印章管理制度、操作流程、保管使用风险非常熟悉。业务印章指定专人保管,重要印章实行双人管理,印章保管登记簿上记载的保管人与实际保管人要一致,确保印章保管的安全、有效,明确保管责任。

5、印章保管场所或保管设施要符合要求

将印章保管在保险柜或带有密码锁的铁皮柜中,或者装入契约锁提供的智能印控仪中;存放印章的保险柜要纳入监控范围;印章保管人员临时离岗必须要将印章上锁保管。相反将印章置于不安全的场所保管,或保管场所无监控覆盖;未做到随用、随取、随时入柜上锁,使用时不脱离保管人员视线,存在安全隐患,易造成印章丢失、被盗、或被盗用等风险。

6、印章交接手续要全、印章保管、交接登记完整

印章交接务必履行交接手续;在无监管人的情况下进行交接,印章保管、交接登记内容不完整、不齐全,未能清楚记录交接过程,不能明确印章保管责任,可能导致交接不规范等风险。

7、印章保管使用档案资料不全

建立印章使用台账登记制度,印章管理的各类登记簿、表、单要确保不要丢失,不然容易导致案件的发生。

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8、重要印章保管人员要定期进行岗位轮换

印章保管人员定期执行岗位轮换制度,可以及时暴露风险隐患,否则容易形成潜在道德风险。

9、印章监督检查制度执行管理要到位

对印章管理使用情况进行监督检查,监督检查范围要全面、检查频率要符合规定,一旦发现问题就纠正,避免问题扩大化和长期化。

10、要利用计算机软件让组织的印章管理制度和流程落地

确保印章制度和流程能够有效落地,提升组织运营的效率,需要借助计算机软件系统来支撑。比如电子化用印审批流程、电子化用印单据、电子化用印台账,有效的计算机软件系统可以大大提高用印安全控制和用印流程的规范性和高效性。

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11、智能印章系统协助公司印章安全管控

把公司各类实体印章加装到智能印章当中,可有效防止印章的冒用、盗用、滥用和人情章;做到每一次用章都必须要有授权,并有记录,随时进行自查工作和遇到问题快速追溯到责任人。


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标题:现代企业当下稳妥的印章安全管理方法丨智能印章        地址:/content/926.html
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用户评论
路人甲
2019-03-15 14:26:07

公司现在就在用思格特的便携式的智能印章机,老板不在也可以盖章,挺方便

骆驼牌
2019-03-15 14:27:02

喜欢他的拍照功能,后台可以看到盖章文件,这样就能防止一些别有用心的人了

大树
2019-03-15 14:59:46

便携式 非常方便好用 上传图像很清楚

滕王阁
2019-03-15 15:00:57

拍照上传的功能不错,不用每次拿这文件去找老板盖章了

一分耕耘一分收获
2019-03-09 14:56:24

这个产品对公司公章管理很实用,使用很方便,不用再担心公章外带的风险,店家服务很热心

宝宝海绵
2019-03-15 15:00:14

感觉建筑行业的比较适合,每个项目可以放一个,这样就能实时查看项目盖的文件了

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